公司已初步确定了第十六届研究生学术月汇报日程，并安排答辩小组和研究生会志愿者参与活动（暂定于线上）。现将第二周汇报日程安排及相关注意事项公示如下，请相关人员认真准备，按时参加。

活动要求

壹/ 汇报人

①每人汇报总时长15分钟，其中10分钟自主汇报，9分钟时会有倒计时提醒，剩余5分钟为互动交流和点评环节。

②所有汇报人必须在18:30前进入会议进行设备调试，确保其可以正常使用。

③进入会议室时，切记将备注改成“汇报人—2022/2021/2020级硕/博士XXX”，后续研会将进行统一记录，若因未更改备注造成记录缺失、错误，后果需自行承担，汇报时需打开摄像头。

④需提前联系好自己的导师在汇报当天进入腾讯会议并在汇报结束后进行点评，如导师因故无法到场，应联系与自己研究方向相关的老师进入腾讯会议。

贰/ 答辩小组

1. 人员构成及分工

（1）答辩主席

①负责当场汇报的开场介绍（需提前联系汇报人，了解汇报人情况和汇报主题）、计时（自主汇报限时10分钟，9分钟时在聊天框里输入“还剩一分钟”，对其进行提醒）、主持互动环节和结束语等，确保当场汇报有序进行。

②主持时需打开摄像头。

③会后收集、检查当场汇报所有电子版记录，并在汇报结束2天内交给研会学习部存档。

（2）答辩秘书

①答辩秘书1负责记录电子版《学术汇报记录表》，需在汇报结束后1天内将电子版表格交给本组答辩主席，提交前需经由汇报人核对无误。

②答辩秘书2负责统计汇总电子版《学术汇报评价汇总表》。

③所有答辩秘书需准备1-2个问题，在汇报结束后积极与汇报人互动交流。提问时需打开摄像头。

④所有材料需在汇报结束后1天内将电子版表格交给本组答辩主席。

2. 注意事项

①答辩小组共三位成员，都需填写电子版的《学术汇报评价表》，填完之后发给答辩秘书2汇总。

②两位答辩秘书提前商量好如何分工，认真仔细做好汇报记录、积极与汇报人互动。

③答辩小组成员应在汇报开始前20分钟进入腾讯会议，无故不得缺席，如有特殊情况提前自行联系好调换人员，并至少提前1天向研会负责人说明

④进入会议室时，切记将备注改成“答辩主席/答辩秘书—2022/2021/2020级硕/博士XXX”，后续研会将进行统一记录，若因未更改备注造成记录缺失、错误，后果需自行承担。

叁 / 研究生会

1.负责人

①提前预约好腾讯会议，做好相关工作通知。

②汇总整合好每天的电子版资料，按时交给每周负责人。

③进入会议室时，将备注改成“负责人-XXX”，后续研会将根据截图进行统一记录核查志愿服务情况，若因未更改备注造成记录缺失、错误，后果需自行承担。

2.志愿者

①志愿者1负责每天的签到工作。在19:00汇报开始时、20:00汇报中间、21：00汇报结束时这三个时间点对在线同学进行截图，不定时检查是否有人员退出，并填好电子版的签到表格，即填写同学参与的日期。

②志愿者2负责做好当天每一场汇报情况的截图工作，每一场次都需要有截图，包含汇报人与汇报题目、同学提问、老师评价等信息。

③两名志愿者自行协调好分工，需提前20分钟进入会议室，进入会议室时，将备注改成“志愿者-XXX”，后续研会将根据截图进行统一记录核查志愿服务情况，若因未更改成正确的备注造成记录缺失、错误，后果需自行承担。

肆/ 听众

1. 19:00会议开始前进入会议室，将备注改成“听众—2022/2021/2020级硕/博士XXX”，会有研会志愿者进行截图记录，并不定时检查人员在线状况。后续研会将根据截图进行统一记录听众参与情况，若因未更改成正确的备注而造成记录缺失、错误，后果需自行承担。

2.汇报期间需全程保持静音状态，在互动提问环节时可打开麦克风和摄像头与汇报人进行交流。

注 意

此为当前疫情防控期间特殊安排，后期将根据最新疫情防控政策相关要求调整学术汇报月安排，届时将另行通知。